В понятие кадрового делопроизводства входит кроме документирования трудовых отношений с работниками, также хранение и использование документов в текущей деятельности организации, экспертиза их ценности и сдача документов на архивное хранение.
Основным нормативным актом в этой сфере является Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
Статья 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает общую обязанность по обеспечению сохранности документов, в том числе документов по личному составу, для любого субъекта хозяйственной деятельности: государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов.
Согласно статья 66 Трудового кодекса Российской Федерации трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Это официальный документ, который удостоверяет и фиксирует трудовую деятельность гражданина на протяжении всей его трудовой жизни. Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется). В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Трудовая книжка имеет большое значение для работника при получении пенсии, пособий, а также в случае обращения в суд или другие инстанции по трудовым спорам. Важно так же отметить, что оформление трудовой книжки обязательно для всех участников трудовых отношений, независимо от формы занятости или категории работника. Этот документ является основой для оформления и контроля трудового стажа и имеет юридическую силу.
Трудовая книжка является собственностью работника.
Основным нормативным актом, определяющим перечень и сроки хранения управленческих, в том числе кадровых документов, образующихся в деятельности организаций, является «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 №236.
Трудовая книжка сотрудника хранится по месту работы в организации до увольнения сотрудника, срок хранения невостребованных трудовых книжек работниками - 50 лет. Для всех документов по личному составу, в отношении которых Перечень устанавливает срок хранения - 75 лет, срок хранения в настоящий момент предполагается 50 лет с момента закрытия этих дел делопроизводством, если они созданы после 2003 года.
Невостребованные трудовые книжки должны храниться в алфавитном порядке по фамилиям. Каждая трудовая книжка является самостоя-тельно хранящейся единицей и в дела не подшивается. Хранить их удобно в папках с клапанами или коробках, на которых делается надпись: " Невостребованные трудовые книжки____штук". При изменении их количества запись постоянно уточняют.
Если невостребованных трудовых книжек немного, их чаще всего хранят в плотном конверте.
В архивном отделе Управления делами администрации города Курчатова имеются на хранении трудовые книжки работников предприятий и организаций, поступившие на хранение, в связи с ликвидацией предприятий и организаций: МУП ЖКХ за 1979-2008 гг., ДГУП Курское СМУ за 1971-2003 гг., Курский завод «Атомреммаш» за 1975-2000 гг., Производственное управление бытового обслуживания населения Курчатовского района за 1969-1991 гг., Учреждение культуры «Молодёжный центр «Комсомолец» за 2000 г., общество с ограниченной ответственностью «Хлеб» за 1994-2000 гг.
В январе 2024 года Главный специалист-эксперт архивного отдела Управления делами администрации города Курчатова Дубская Лариса Федоровна, провела упорядочение и описание невостребованных трудовых книжек Общества с ограниченной ответственностью «Объединение Курскатомэнергострой», которые поступили ранее на хранение в архив в неописанном виде. Составлена опись № 5 невостребованных трудовых книжек работников общества за 1962-2007 годы в количестве 1742 дела.
Так как трудовые книжки, являются документами личного происхождения, граждане могут обратиться в архивный отдел Управления делами администрации города Курчатова о возврате документов личного происхождения.
Начальник архивного отдела Управления делами администрации города Курчатова Ж.Н. Пьянкова